بررسی وضعیت نظام وظیفه و امور مشمولین و اخذ معافیت تحصیلی برای برادران دانشجو از وظایف این حوزه می باشد. در طول دوره تحصیل چنانچه دانشجویان برای سفرهای زیارتی , ورزشی و یا مقالات علمی نیاز به خروج از کشور داشته باشند میتوانند جهت دریافت مجوز خروج از کشور با این واحد هماهنگی نمایند.
امور مشمولان
امور مشمولان یکی از قسمتهای زیر مجموعه معاونت امور دانشجویی بوده که مهمترین مسئولیت آن اخذ معافیت تحصیلی برای دانشجویان پسر مشمولان تازه وارد است.
از زمان فارغ التحصیلی دانشجویان مدت یکسال وقت دارند تا خود را به حوزه نظام وظیفه معرفی نمایند و دانشجویان اخراجی انصرافی به مدت یکسال وقت دارند در صورت عدم مراجعه غیبت خواهند خورد درصورت قبولی در مقاطع بالاتر دانشجویان می توانند با تمدید دفترچه آماده به خدمت ادامه تحصیل دهند.
فارغ التحصیلان پیش دانشگاهی که تا سن 22 سالگی تمام بصورت حضوری موفق به اخذ مدرک شده اند مجاز به ثبت نام در دانشگاهها پس از اخذ معافیت تحصیلی می باشند .
مدت مجاز سنوات تحصیل برای دانشجویان مشمول دوره کاردانی پنج نیمسال برابر 2.5 سال  و کارشناسی پیوسته ده نیمسال 5 سال  می باشد و کارشناسی ناپیوسته شش نیمسال برابر سه سال و کارشناسی ارشد ناپیوسته سه سال تمام می باشد  .
در صورت داشتن واحد باقیمانده با مجوز نظام وظیفه و کمسیون موارد خاص قابل افزایش می باشد .
لازم به توضیح است که دانشجویانی که از سنوات ارفاقی استفاده می نمایند ( ورودی های بعد از مهر 90 ) حق ارتقاء به مقاطع بالاتر را تا پایان خدمت سربازی ندارند  و برای تمام مقاطع تحصیلی حداکثر دو نیمسال میباشد .
معافیت تحصیلی:
کلیه دانشجویانی که فاقد کارت پایان خدمت و کارت معافیت از خدمت می باشند و یا احیاناً شاغل رسمی در ارگانهای نظامی کشوری هستند، پس از ورود به دانشگاه باید قانوناً از رفتن به خدمت سربازی تا زمان پایان تحصیل معاف باشند، لذا دانشگاه ذیربط پس از ورود دانشجو، مطابق ضوابط و مقررات مربوط برای ورود از طریق حوزه وظیفه عمومی درخواست معافیت تحصیلی می نماید و حوزه وظیفه نیز در صورت بلامانع بودن مورد، پاسخ درخواست مذکور را کتباً به دانشگاه محل تحصیل ابلاغ می نماید.
 سال اعزام و سال احضار:
سال اعزام  و سال احضار (سال تولد +18) می باشد.
تبصره : فارغ التحصیلان پیش دانشگاهی در صورتی که قبل از 18 سالگی موفق به اخذ پیش دانشگاهی می شوند شش  ماه فرصت دارند که یا خود را به حوزه نظام وظیفه معرفی نمایند و یا در یکی از دانشگاهها ثبت نام نمایند در غیر اینصورت وارد غیبت خواهند شد و مجاز به ثبت نام در دانشگاهها نمی باشند .
 
شرایط ثبت نام پذیرفته شدگان پسر در دانشگاه :
در صورتی که پذیرفته شده پسر دارای مدرک پایه دیپلم یا پیش دانشگاهی که فاقد مهر داوطلب آزاد یا متفرقه باشد و از زمان اخذ مدرک پیش دانشگاهی  تا ورود به دانشگاه بیش از یکسال نگذشته باشد، اجازه ادامه تحصیل در دانشگاه را دارد و درصورتیکه مدرک پیش دانشگاهی با قد داوطلب آزاد یا متفرقه باشد بایستی از زمان ترک تحصیل روزانه ، یکسال سپری شده باشد .
 اجازه تحصیل در صورتی که پذیرفته شده پسر مشمول دفترچه اعزام با لحاظ اضافه خدمت داشته باشد:
در این خصوص پذیرفته شده باید ضمن اخذ نامه ای مکتوب از دانشگاه مبنی بر قبولی، شخصاً جهت رفع مشکل خود به نظام وظیفه مراجعه نمایند و مجوز کتبی را اخذ و به دانشگاه ارائه و ثبت نام نمایند .
 داشتن دفترچه اعزام پذیرفته شده پسر مشمول:
درصورتی که از زمان اخذ مدرک پایه تا ورود به دانشگاه بیش از یکسال گذشته باشد، پذیرفته شده موظف است با ارائه دفترچه اعزام که تاریخ اعزام آن منقضی نشده باشد، نسبت به ثبت نام خود اقدام نماید.
 ترخیص:
درصورتی که پذیرفته شده در حین خدمت سربازی در دانشگاه پذیرفته شودو بیش از 4 ماه از خدمت وی باقیمانده باشد، می تواند به صورت مشروط ثبت نام و ضمن اخذ نامه ای از دانشگاه از ادامه سربازی تا پایان تحصیلات ترخیص شود.
درصورتی که مشمول قبل از اعزام به خدمت غیبت داشته باشد،نظام وظیفه با ترخیص دانشجو مخالفت می نماید.
 استفاده از مرخصی جهت اتمام خدمت سربازی:
در صورتی که مشمول حداکثر 4 ماه خدمت باقیمانده داشته باشد، می تواند جهت اتمام خدمت از یک ترم مرخصی استفاده نماید.
شرایط ادامه تحصیل دانشجویان انصرافی :
دانشجویانی که در طول مدت مجاز سنوات تحصیلی شان انصراف داده اند مشروط بر اینکه بیش از یکسال از مدت انصراف از تحصیل در رشته قبلی شان سپری نشده باشد و همچنین تنها برای اولین بار انصراف داده باشند مجاز به ثبت نام به شرط صدور مجوز نظام وظیفه در رشته شهر جدید میباشند .
 شرایط خروج از کشور دانشجویان مشمول:
خروج از کشور به طرق گوناگون از جمله زیارتی، علمی، سیاحتی و .... انجام می گیرد که هر کدام از موارد شرایط خاص خود را دارد. اما در هر صورت بایستی پاسخ معافیت تحصیلی دانشجو از حوزه وظیفه عمومی صادر شده باشد. در غیر این صورت مشمول جهت پیگیری مسله شخصاً با اخذ نامه ای خاص همراه با مدرک مربوطه بایستی به حوزه وظیف عمومی مراجعه و با اخذ معافیت تحصیلی نسبت به پیگیری سفر خود به خارج از کشور اقدام نماید.
·دانشگاه برای دانشجویان مشمول خود به منظور خروج موقت از کشور برابر مقررات جاری وظیفه عمومی به شرح زیر ، گواهی اشتغال به تحصیل صادر می نماید.
 1- زیارت اماکن متبرکه :
· با ارائه مستندات لازم شامل نامه سازمان حج و زیارت برای انجام مناسک حج و یا گواهی دفاتر خدمات مسافرتی و کاروان های مجری سفرهای زیارتی به کشور عراق
·با ارائه مستندات لازم شامل نامه سازمان حج و زیارت برای انجام مناسک حج و یا گواهی دفاتر خدمات مسافرتی و کاروان های مجری سفرهای زیارتی به کشور عراق
• ارامنه به مقصد ارمنستان و زرتشتیان به مقصد هندوستان به شرط ارائه گواهی از مراجع مذهبی خود و یا نماینده اقلیت های مذکور در مجلس شورای اسلامی
2-مسابقات ورزشی :
·ورزشکاران و قهرمانان ورزشی مشمول دانشجوی دانشگاه آزاد اسلامی به منظور شرکت در مسابقات ورزشی خارج از کشور با ارائه نامه از فدراسیون ورزشی مربوطه و همچنین اصل گواهی امور مشترک فدراسیونهای سازمان تربیت بدنی
3- سفر های علمی به خارج از کشور :
·خروج از کشور دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد و دکتری جهت شرکت در کنفرانس های علمی و امتحانات اشاره شده با ارائه مستندات مربوطه
·دانشجویان دوره کارشناسی پیوسته و ناپیوسته ( با احتساب طول دوره کاردانی ) که بیش از یکصد واحد درسی گذرانده ویا سه سال یا بیشتر از ورودشان به دوره مذکور گذشته است جهت شرکت در امتحانات زبان و یا امتحانات ورودی مقاطع کارشناسی ارشد دانشگاههای معتبر خارجی یا شرکت در مسابقات علمی یا ارائه مقاله با ارائه مستندات بشرح ذیل مجاز به خروج از کشور می باشند

•  دعوتنامه از دبیرخانه یا هیات اجرایی برگزار کننده کنفرانس ها و سمینارهای علمی
•  دعوتنامه از دانشگاههای معتبر خارجی مجری آزمون مقطع کارشناسی ارشد
 • تاییدیه ثبت نام در امتحانات GRE,TOFEL, IELTS و ...
 • تاییدیه و گواهی پذیرش و شرکت در مسابقات علمی و نمایشگاههای اختراعات بین المللی با ارائه گواهی از نمایندگی فدراسیون بین المللی اختراعات ضمناً چنانچه دانشجویان مقطع کاردانی دارای اختراع یا ابداع ثبت شده در سازمان ثبت اختراعات باشند با ارائه اصل و تصویر گواهی مذکور و همچنین نامه فدراسیون فوق الذکر می توانند برای شرکت در مسابقات و نمایشگاههای اشاره شده از کشور خارج شوند .
تذکرات :
·دانشجویانی مشمول مقررات مربوط به خروج از کشور می گردند که استمرار تحصیل آنان محرز بوده و سنوات مجاز تحصیلی آنان به اتمام نرسیده باشد
· از نظر مقررات وظیفه عمومی مشمول دریافت و یا صدور معافیت تحصیلی باشد .
· دروس آنان به اتمام نرسیده باشد .
·  سفرهای علمی بایستی متناسب و مرتبط با رشته تحصیلی دانشجو و تاثیر آن در پیشرفت علمی دانشجو محرز باشد .
·         مدت خروج از کشور حداکثر یک ماه است
 
 سنوات مجاز ادامه تحصیل مشمولین در دانشگاه:
کلیه دانشجویان مشمول دوره های کاردانی 2.5 سال و کارشناسی ناپیوسته حداکثر 3 سال (6 ترم)
کلیه دانشجویان مشمول دوره های کارشناسی پیوسته حداکثر 5 سال (10 ترم)
اجازه ادامه تحصیل در دانشگاه را دارند، در غیر اینصورت پس از طرح مشکل دانشجو در کمیسیون موارد خاص و موافقت نظام وظیفه با افزایش سنوات او موافقت می شود، که البته ممکن است با توجه به سن دانشجو، ضمن موافقت در این خصوص غیبت نیز برای وی منظور گردد